Como funciona
Um fluxo em n8n vigia uma caixa de e-mail (por exemplo, faturas@ a sua empresa) ou uma pasta no Drive. Quando chega um PDF ou imagem de fatura, um modelo de IA extrai fornecedor, NIF, número, data, base tributável, taxa e valor de IVA e total. Os dados vão para uma folha de Google Sheets ou Excel, o ficheiro é arquivado com um nome padronizado e o contabilista recebe o resumo semanal. Para o e-mail geral, cada mensagem é classificada (pedido de orçamento, reclamação, fatura, publicidade), etiquetada e, quando é uma pergunta habitual, fica um rascunho de resposta pronto para rever e enviar.
O que é preciso
Acesso à caixa de e-mail (Gmail, Google Workspace ou Microsoft 365) com permissões limitadas ao necessário, uma folha ou ferramenta onde os dados devem ficar e, idealmente, conversa com o seu contabilista sobre o formato que lhe dá mais jeito. Para a classificação de e-mails, pedimos exemplos reais de cada tipo de mensagem e as respostas que costumam dar. No diagnóstico gratuito de 30 minutos estimamos consigo o volume mensal de faturas e e-mails, porque é isso que decide se a automação compensa e que modelo de IA faz sentido usar.
Integrações
Gmail, Outlook e IMAP para o e-mail; Google Drive, OneDrive ou Dropbox para arquivo; Google Sheets, Excel ou Airtable para registo; e, quando o software de faturação ou contabilidade tem API, enviamos os dados diretamente. Para a leitura dos documentos usamos modelos de IA com visão ou serviços de OCR, escolhidos consoante a qualidade dos PDFs e onde os dados são processados. Também podemos avisar no Telegram ou WhatsApp quando chega uma fatura acima de um valor definido ou quando a IA não tem confiança na leitura.
Dados, RGPD e obrigações fiscais
Faturas e e-mails contêm dados pessoais e comerciais. Damos ao fluxo apenas as permissões necessárias, preferimos alojar o n8n na UE e indicamos que fornecedores de IA processam os documentos, para constar do seu registo de tratamentos (referência: RGPD em eur-lex.europa.eu e orientações em cnpd.pt). Importante: esta automação regista faturas recebidas; não emite faturas nem substitui o software de faturação certificado pela AT nem o trabalho do contabilista. A comunicação à AT continua a ser feita pelos meios legais habituais. Não é aconselhamento fiscal nem jurídico.
Limites
A IA lê bem a maioria das faturas digitais, mas erra em digitalizações tortas, faturas manuscritas ou layouts muito invulgares. Por isso o fluxo marca para revisão tudo o que tem baixa confiança ou valores que não batem certo (base mais IVA diferente do total). Não prometemos zero erros nem uma percentagem de acerto antes de testar com as suas faturas reais. Na classificação de e-mail, os rascunhos são sugestões: recomendamos que nada seja enviado automaticamente a clientes sem revisão, pelo menos nas primeiras semanas.
Processo e prazos
Recolhemos uma amostra de faturas e e-mails reais, definimos os campos e as categorias, e enviamos uma proposta fechada por escrito. Montamos primeiro a leitura de faturas com revisão manual, comparamos os resultados com o que a sua equipa faria e só depois reduzimos a revisão aos casos duvidosos. A classificação de e-mail entra numa segunda fase. Um primeiro fluxo útil costuma estar pronto em poucas semanas. Entregamos documentação, avisos de erro e uma folha de controlo para ver o que foi processado.