Como funciona
Quando o cliente pede uma marcação no WhatsApp, o fluxo consulta a disponibilidade real na sua agenda (Google Calendar, Outlook, Cal.com ou uma ferramenta de reservas com API) e propõe dois ou três horários. O cliente escolhe com um toque, o fluxo cria o evento, envia a confirmação e agenda um lembrete para a véspera. Se o cliente responder que não pode ir, a vaga fica livre e, se quiser, avisamos uma lista de espera. Tudo é orquestrado com n8n, e a parte de conversa pode ser simples (menus) ou com IA, para perceber pedidos escritos de forma livre, como “pode ser quinta depois do almoço?”.
O que precisa de preparar
Uma agenda digital onde as marcações já vivam ou passem a viver, a duração de cada tipo de serviço, as pausas e os dias fechados, e regras de negócio: com quanta antecedência se pode marcar, quantas marcações por dia, se há serviços que só certos profissionais fazem. Também é preciso um número ligado à WhatsApp Business Platform da Meta e uma conta Meta Business verificada. No diagnóstico gratuito de 30 minutos olhamos para a forma como marcam hoje e identificamos o que pode correr mal, como marcações duplicadas ou horários que ninguém atualizou.
Integrações
As ligações mais comuns são Google Calendar e Outlook para a agenda, Google Sheets ou Airtable como registo simples de clientes, e o CRM que já usa para guardar histórico. Também conseguimos ligar a ferramentas de reserva setoriais quando têm API pública. Se o seu software de marcações não permite integração, há duas saídas honestas: manter esse software e usar o WhatsApp só para recolher o pedido e lembrar, ou migrar a agenda para uma ferramenta que permita automação. Explicamos as vantagens e custos de cada caminho antes de decidir.
Dados pessoais e RGPD
Uma marcação implica nome, contacto e, por vezes, o motivo da visita. Recolhemos apenas o necessário, informamos o cliente na primeira mensagem sobre quem trata os dados e para quê, e definimos durante quanto tempo se guardam as conversas. Os lembretes enviados fora da janela de 24 horas usam modelos aprovados pela Meta e só devem ir para quem pediu a marcação. O n8n pode ser alojado na UE. Para referência, a CNPD (cnpd.pt) e o texto do RGPD em eur-lex.europa.eu são as fontes oficiais. Não é aconselhamento jurídico.
Limites
A automação depende de a agenda estar certa: se metade das marcações continua a ser feita num caderno, o sistema vai propor horários que já estão ocupados. Também não resolve negócios em que cada marcação precisa de uma conversa longa para perceber o serviço, como orçamentos de obras. Os lembretes reduzem esquecimentos, mas não prometemos uma percentagem de redução de faltas: isso depende do seu público e medimo-lo consigo. As mensagens de modelo da Meta têm custo por mensagem (confirmar na fonte em developers.facebook.com; preços de outubro de 2026 podem mudar).
Processo e prazos
Depois do diagnóstico recebe uma proposta fechada por escrito com o que fica incluído e o que não. Começamos pela agenda e pelas regras, depois montamos o fluxo de pedido, confirmação e lembrete, e testamos com a equipa durante alguns dias antes de abrir aos clientes. Uma versão funcional costuma ficar pronta em poucas semanas, sendo a verificação da conta Meta o passo mais imprevisível. Entregamos documentação de uma página e um aviso automático que o alerta se alguma integração falhar.