Como funciona
O paciente escreve para o número de WhatsApp da clínica, ligado à WhatsApp Business Platform (API oficial da Meta). Um assistente de IA, alimentado apenas com a informação que a clínica aprovou (especialidades, horários, moradas, documentos a levar, acordos), responde às perguntas frequentes. Quando o pedido é uma marcação, recolhe nome, especialidade e preferência de horário e regista-o numa folha, no CRM ou no software da clínica, se tiver integração. Sempre que a conversa toca em sintomas, resultados ou urgências, o assistente não opina: indica o contacto adequado (incluindo o 112 em emergência) e passa a conversa a uma pessoa da receção.
O que é preciso da clínica
Um número de telefone que possa ser associado à API do WhatsApp (pode ser o atual, com migração, ou um novo), uma conta Meta Business verificada e uma pessoa que valide os textos. Pedimos também a lista de perguntas que a receção ouve todos os dias, os horários reais por especialidade e as regras internas: o que se pode responder automaticamente e o que nunca deve sair de uma resposta humana. Quanto mais clara for esta lista, melhor o assistente. Trabalhamos isso juntos no diagnóstico gratuito de 30 minutos e numa sessão de recolha com a equipa da receção.
Integrações habituais
O fluxo é orquestrado com n8n, o que permite ligar o WhatsApp a quase tudo: Google Sheets ou Airtable para registar pedidos, Google Calendar ou Outlook para consultar disponibilidade, e-mail ou Telegram para avisar a receção, e o CRM que a clínica já usa. Muitos softwares clínicos não têm API aberta; nesse caso, o assistente regista o pedido e a receção confirma no sistema da clínica, o que continua a poupar a parte mais repetitiva. Antes de propor, verificamos o que o vosso software permite, em vez de prometer uma integração que não existe.
RGPD e dados de saúde
Dados de saúde são categoria especial no RGPD (artigo 9.º, eur-lex.europa.eu). Por isso desenhamos o assistente para pedir o mínimo: nunca solicita descrições clínicas, relatórios ou fotografias, e avisa no início que é um assistente automático, como exige a transparência prevista no AI Act (a verificar o calendário de aplicação em ai-act-service-desk.ec.europa.eu). Definimos prazos de retenção das conversas, alojamos o n8n na UE sempre que possível e preparamos a lista de subcontratantes para o vosso registo de tratamentos. A CNPD (cnpd.pt) publica orientações úteis. Isto não é aconselhamento jurídico: o vosso encarregado de proteção de dados deve validar.
Limites e quando não faz sentido
Se a clínica recebe poucas mensagens por semana, um bom conjunto de respostas rápidas do WhatsApp Business pode bastar, e dizemo-lo. O chatbot também não substitui a receção em conversas delicadas, reclamações ou pedidos que exigem acesso ao processo clínico. As conversas iniciadas pela clínica fora da janela de 24 horas exigem modelos aprovados pela Meta e têm custo por mensagem segundo o modelo de preços da Meta (consultar developers.facebook.com; confirmar na fonte, preços de outubro de 2026 podem mudar). Explicamos estes custos antes de começar, para não haver surpresas.
Processo e prazos
Depois do diagnóstico, enviamos uma proposta fechada por escrito: âmbito, o que fica de fora, prazo e preço. Uma primeira versão com perguntas frequentes e recolha de pedidos costuma estar pronta em poucas semanas, dependendo sobretudo da verificação da conta Meta e da disponibilidade da equipa para rever textos. Testamos com números internos, depois com um grupo pequeno de pacientes, e só então abrimos a todos. As contas ficam em nome da clínica, e entregamos documentação simples para pausar o assistente ou alterar respostas.