Cómo funciona
Un flujo en n8n vigila un buzón (por ejemplo, facturas@ tu empresa) o una carpeta de Drive. Cuando llega un PDF o una foto de factura, un modelo de IA extrae proveedor, NIF o CIF, número, fecha, base imponible, tipo y cuota de IVA y total. Los datos van a Google Sheets o Excel, el archivo se guarda con un nombre estándar y la gestoría recibe un resumen semanal. En el correo general, cada mensaje se clasifica (presupuesto, queja, factura, publicidad), se etiqueta y, si es una pregunta habitual, queda un borrador listo para revisar y enviar.
Qué necesitamos
Acceso al correo (Gmail, Google Workspace o Microsoft 365) con permisos limitados a lo imprescindible, la hoja o herramienta donde deben acabar los datos y, si puede ser, hablar con tu gestoría sobre el formato que le resulta más cómodo. Para clasificar correos te pedimos ejemplos reales de cada tipo y las respuestas que soléis dar. En el diagnóstico gratuito de 30 minutos estimamos contigo cuántas facturas y correos entran al mes, porque eso decide si compensa automatizar y qué modelo de IA tiene sentido.
Integraciones
Gmail, Outlook o IMAP para el correo; Google Drive, OneDrive o Dropbox para archivar; Google Sheets, Excel o Airtable para el registro; y, si tu programa de contabilidad tiene API, enviamos los datos directamente. Para leer documentos usamos modelos de IA con visión o servicios de OCR, según la calidad de los PDF y dónde se procesan los datos. También podemos avisarte por Telegram o WhatsApp cuando llega una factura por encima de un importe o cuando la IA no está segura de la lectura.
Datos, RGPD y Verifactu
Facturas y correos contienen datos personales y comerciales. Damos al flujo solo los permisos necesarios, preferimos alojar n8n en la UE y te indicamos qué proveedores de IA procesan los documentos para tu registro de actividades (referencia: RGPD en eur-lex.europa.eu y guías en aepd.es). Importante: esta automatización registra facturas recibidas; no emite facturas ni sustituye a tu programa de facturación. Las obligaciones de Verifactu afectan a los sistemas que emiten facturas y su calendario debe consultarse en sede.agenciatributaria.gob.es (fechas a verificar). No es asesoramiento fiscal ni jurídico.
Límites
La IA lee bien la mayoría de facturas digitales, pero falla con escaneos torcidos, facturas a mano o diseños muy raros. Por eso el flujo marca para revisión todo lo que tiene baja confianza o importes que no cuadran (base más IVA distinto del total). No prometemos cero errores ni un porcentaje de acierto antes de probar con tus facturas reales. En el correo, los borradores son sugerencias: recomendamos no enviar nada a clientes sin revisión, al menos las primeras semanas.
Proceso y plazos
Recogemos una muestra de facturas y correos reales, definimos campos y categorías y te enviamos una propuesta cerrada por escrito. Montamos primero la lectura de facturas con revisión manual, comparamos con lo que haría tu equipo y solo después dejamos la revisión para los casos dudosos. La clasificación de correo llega en una segunda fase. Un primer flujo útil suele estar listo en pocas semanas. Te entregamos documentación, avisos de error y una hoja de control para ver qué se ha procesado.