Cómo funciona
Cuando un cliente pide cita por WhatsApp, el flujo consulta la disponibilidad real de tu agenda (Google Calendar, Outlook, Cal.com o una herramienta de reservas con API) y le propone dos o tres huecos. El cliente elige con un toque, el flujo crea el evento, envía la confirmación y programa un recordatorio para el día anterior. Si responde que no puede ir, el hueco se libera y, si quieres, avisamos a una lista de espera. Lo orquestamos con n8n, y la conversación puede ser sencilla (menús) o con IA, para entender peticiones libres como “¿puede ser el jueves por la tarde?”.
Qué tienes que preparar
Una agenda digital donde vivan o vayan a vivir las citas, la duración de cada servicio, descansos y días cerrados, y tus reglas: con cuánta antelación se puede pedir cita, cuántas por día, qué servicios hace solo cierto profesional. También hace falta un número conectado a la WhatsApp Business Platform de Meta y una cuenta de Meta Business verificada. En el diagnóstico gratuito de 30 minutos repasamos cómo dais citas hoy y detectamos lo que puede fallar, como citas duplicadas u horarios que nadie ha actualizado.
Integraciones
Lo más habitual es Google Calendar u Outlook para la agenda, Google Sheets o Airtable como registro sencillo de clientes y el CRM que ya uses para guardar historial. También conectamos con programas de reservas sectoriales cuando tienen API pública. Si tu programa no permite integración, hay dos salidas honestas: mantenerlo y usar WhatsApp solo para recoger la petición y recordar, o pasar la agenda a una herramienta que sí permita automatizar. Te explicamos ventajas y costes de cada camino antes de decidir.
Datos personales y RGPD
Una cita implica nombre, teléfono y, a veces, el motivo de la visita. Recogemos solo lo necesario, informamos al cliente en el primer mensaje de quién trata sus datos y para qué, y fijamos cuánto tiempo se guardan las conversaciones. Los recordatorios fuera de la ventana de 24 horas usan plantillas aprobadas por Meta y solo se envían a quien pidió la cita. n8n puede alojarse en la UE. Como referencia, la AEPD (aepd.es) y el texto del RGPD en eur-lex.europa.eu son las fuentes oficiales. No es asesoramiento jurídico.
Límites
La automatización depende de que la agenda esté al día: si la mitad de las citas se siguen apuntando en una libreta, el sistema ofrecerá huecos ya ocupados. Tampoco resuelve negocios donde cada cita exige una conversación larga para entender el trabajo, como un presupuesto de reforma. Los recordatorios reducen olvidos, pero no prometemos un porcentaje de reducción de ausencias: depende de tu clientela y lo medimos contigo. Las plantillas de Meta tienen coste por mensaje (confirmar en la fuente, developers.facebook.com; los precios de octubre de 2026 pueden cambiar).
Proceso y plazos
Tras el diagnóstico recibes una propuesta cerrada por escrito con lo que incluye y lo que no. Empezamos por la agenda y las reglas, después montamos el flujo de petición, confirmación y recordatorio, y lo probamos con tu equipo unos días antes de abrirlo a clientes. Una versión funcional suele estar lista en pocas semanas; lo más imprevisible es la verificación de la cuenta de Meta. Te entregamos una guía de una página y un aviso automático si alguna integración deja de responder.