Cómo funciona
Cada canal de entrada (formulario de la web, WhatsApp, correo, anuncios de Meta, llamadas registradas por el agente de IA) envía los datos a un flujo en n8n. El flujo normaliza nombre y teléfono, comprueba si el contacto ya existe para evitar duplicados, crea o actualiza el registro en el CRM o la hoja, asigna un responsable y le avisa por el canal que prefiera. A partir de ahí, reglas sencillas hacen el seguimiento: recordatorio si un contacto lleva dos días sin respuesta, cambio de estado al llegar un presupuesto firmado, informe semanal para dirección.
¿Google Sheets o CRM?
Para muchas pymes, una hoja de Google Sheets bien diseñada basta y cuesta menos de adoptar que un CRM nuevo. Compensa pasar a un CRM (HubSpot, Pipedrive, Zoho, entre otros) cuando varias personas venden, el embudo tiene varias fases o necesitas historial de correos y llamadas por contacto. No cobramos comisiones de ningún proveedor: recomendamos lo que se ajusta a tu volumen y a las ganas de tu equipo de usarlo. A menudo empezamos por la hoja y migramos cuando el proceso está estable.
Qué necesitamos
Acceso a las cuentas de los canales de entrada y al CRM o Google Workspace, la lista de campos que de verdad usáis (no los que os gustaría usar algún día) y las fases de vuestro proceso comercial, aunque hoy solo estén en la cabeza de alguien. También necesitamos saber quién atiende cada tipo de petición. En el diagnóstico gratuito de 30 minutos dibujamos juntos el recorrido de un contacto desde que llega hasta que se cierra o se descarta, que es la base de toda la integración.
Integraciones habituales
Formularios (de la web, Google Forms, Typeform, Tally), WhatsApp Business Platform, Gmail y Outlook, Meta Lead Ads, Calendly o Google Calendar, y CRM como HubSpot, Pipedrive o Zoho, además de Google Sheets y Airtable. Si un sistema no tiene integración nativa en n8n, usamos su API o webhooks. También podemos conectar tu programa de facturación, si tiene API, para saber qué clientes ya han comprado. Revisamos siempre los límites de las API y de los planes gratuitos para que no haya sorpresas cuando crezca el volumen.
RGPD y calidad de datos
Centralizar los contactos facilita cumplir el RGPD y la LOPDGDD: queda claro dónde están los datos, quién accede y cuándo se borran. Guardamos origen y fecha del consentimiento cuando hay comunicaciones comerciales, creamos una forma sencilla de borrar o exportar los datos de una persona si lo pide y limitamos accesos por función. Las referencias oficiales son el RGPD (eur-lex.europa.eu) y la AEPD (aepd.es). La deduplicación ayuda además a no enviar dos veces el mismo mensaje ni llamar al mismo cliente desde dos comerciales. No es asesoramiento jurídico.
Límites y proceso
Una integración no convence a nadie de usar el CRM: si nadie actualiza estados, los informes mienten. Por eso diseñamos pocos campos, automatizamos todas las actualizaciones posibles y enseñamos al equipo lo que gana. Los datos antiguos desordenados necesitan limpieza antes de migrar, y eso es trabajo aparte que estimamos en la propuesta. El proceso es: diagnóstico, propuesta cerrada por escrito, montaje por canales, pruebas con contactos reales y una formación breve. Una primera integración suele estar lista en pocas semanas, con documentación y avisos de error.